piatok 1. októbra 2004

PC REVUE

Neviem, ako ste na tom vy, ale ja mám seriózny problém, ako sa vyrovnať s obrovským množstvom informácií a udalostí, ktoré ma dennodenne zaplavujú. Počas dňa treba spracovať pravidelnú dávku
e-mailov, správ, reportov, článkov, zmlúv atď., čo vyvoláva potrebu masívneho paralelizmu a multitaskingu :). Popritom sa zvyšuje počet transakcií: treba vybaviť odkazy, úlohy, zvonia telefóny, vyskakujú okná s požiadavkou na odpoveď cez instant messaging, vyskakujú upozornenia na termín stretnutia alebo porady, a to už o 5 minút, atď. Keď vás vyrušia od práce na počítači, musíte sa preklikať pootváranými oknami cez rozrobené veci a v priebehu sekundy preladiť myšlienky a z buffera vytiahnuť informácie o stave pred vyrušením a pokračovať ďalej. Až do ďalšieho prerušenia... Veď to určite dôverne poznáte. Nie je to také strašné, dá sa to všetko relatívne v pohode zvládnuť, ale predsa ma neklesajúci traffic záťaže trochu desí (na vysvetlenie: cieľom tohto príhovoru nie je sťažovať sa či vyplakávať, iba opísať situáciu, upozorniť na problém, ktorý možno skôr či neskôr bude hroziť aj vám, prípadne poradiť a pokúsiť sa o riešenie).
O tom, ako zvládať záplavu mailov, som písal tuším niekedy pred polrokom, takže túto tému považujem za vybavenú. V prípade spracovania dokumentov som permanentne v situácii, že sa musím v priebehu pár minút vyjadriť k niekoľkostranovému dielku. To znamená, že ho treba otvoriť, prečítať, porozumieť obsahu, zaujať stanovisko a vyjadriť sa. Párkrát za mesiac sa stane, že musím prebehnúť, skontrolovať a urobiť zásahy do 100- a viacstranového dokumentu a mám na to iba 1 či 2 hodiny. Iste, človek sa za tie roky už naučil zopár trikov na rýchle čítanie dokumentov, napríklad vnímanie textu po odsekoch či celých stranách, a nie jednotlivých slovách a vetách. Stačí sa sústrediť na čísla, fakty, podstatné mená, predmet vety či inak graficky zvýraznené slová a dokážete pomerne rýchlo odlíšiť, čo je informácia a čo je vata, a aspoň zhruba porozumieť obsahu. Veľkou výhodou je možnosť dať si dokumenty predspracovať niekomu inému, kto za vás vyberie podstatné informácie, alebo vhodnou grafickou úpravou dosiahnuť, aby sa v dokumente aspoň ľahšie orientovalo. Keďže som však bol prinútený vypestovať si na čítanie dokumentov takýto reflex, má to aj odvrátenú stranu. Už nedokážem napríklad čítať bežnú ľahkú beletriu či
poéziu. Tá má pre mňa nízku „informačnú hodnotu“, hoci v ich prípade ide o iný typ očakávanej hodnoty. Ale moje podvedomie je už deformované a pátra iba po informáciách, ktoré by mohlo zužitkovať.
Na vnesenie prehľadu do správy úloh, termínov stretnutí, poznámok a odkazov nám dávajú výrobcovia kancelárskeho softvéru našťastie kopec šikovných nástrojov na prioritizáciu, zvýrazňovanie, upozorňovanie atď. Napriek tomu tieto nástroje neriešia problém, ako sa vyrovnať s návštevou, ktorá sa neponáhľa, lebo má kopec času, hoci zdržanie o každých 5 minút vám následne posúva termín odchodu z práce... :( Isteže, nie je problém dopredu limitovať dĺžku stretnutia a vopred si potvrdiť tému rozhovoru, hoci človek potom vyzerá tak trochu ako asociál, ktorý si nenájde pár minút navyše pre kolegu či obchodného partnera. Podobný konflikt sa objavuje, keď chcete namiesto osobného stretnutia navrhnúť vybavenie celého stretnutia cez mail, IM alebo telefón, pretože viete, že to bude rýchlejšie, efektívnejšie a navyše môžete mať celý proces komunikácie archivovaný (pre prípad potreby...) s doplňujúcimi podkladmi v elektronickej podobe. Ale rovnako si uvedomujete dôležitosť osobného stretnutia, a preto sa podvolíte, keď ho druhá strana preferuje.
Keď príde termín mítingu alebo porady a vy nemáte čas pripraviť sa, pozrieť si podklady, musíte sa spoľahnúť na informácie o tom, čo sa dohodlo minule, čo prišlo v mailoch, na dokumenty, ktoré ste len bleskovo preleteli. To vás núti pamätať si dosť veľa vecí (čo kto povedal, kto čím argumentoval, aké boli dohody, kto čo sľúbil, aké boli termíny atď.), aby ste sa permanentne udržiavali v obraze. Nie je to problém, len to vyžaduje väčšiu dávku sústredenia sa.
No a na adresu instant messagingu len toľko: nedávajte svoj IM kontakt len tak hocikomu, pretože nie je nič desivejšie, ako keď si dobrovoľne sprístupníte ďalší komunikačný kanál, cez ktorý vás môžu ľudia vyrušovať, dožadujúc sa okamžitej reakcie.
Z nutnosti riadiť tok udalostí a informácií okolo seba v práci čo najrýchlejšie a najefektívnejšie následne hrozí, že týmto štýlom budete pristupovať aj k svojim kamarátom, rodine či blízkym ľuďom. A striktne im vyhradiť 15 minút s dopredu vyžiadanou témou rozhovoru by bola asi príliš silná káva :) – zrejme by vás niekam poslali...

Úspešné vyrovnanie sa s odvrátenou stranou nástupu
informačnej spoločnosti a zaujímavé čítanie októbrového čísla vám želá
Martin Drobný

PC REVUE 10/2004 Editorial
Autor: Martin Drobný