utorok 1. júna 2004

PC REVUE

Čas je nesmierne relatívna veličina. Pre väzňa plynie nekonečne pomaly, naopak, pre pacienta, ktorý vie, že mu zostávajú už len tri mesiace života, plynie, bohužiaľ, neúprosne rýchlo. A pre nás všetkých ostatných je to tak niekde vnútri tohto intervalu podľa zvoleného životného štýlu či pracovného nasadenia. Napriek tomu, že čas by mal byť podľa Einsteina konštantnou veličinou, mám podobne ako asi aj vy pocit, že to tak už nie je. Pocit, že čas plynie akosi rýchlejšie, je asi daný nasadením či objemom informácií, ktoré denne absorbujeme, rastúcou náročnosťou práce, potrebou byť stále lepší, konkurenčným tlakom atď. Snažíme sa svoju prácu robiť najlepšie a najrýchlejšie, ako vieme, ale napriek tomu nám zaberie rovnaké (ak nie väčšie) množstvo času ako kedysi. Vymýšľame postupy, ako pracovať ešte efektívnejšie. Používame mobily, vreckové počítače, notebooky, aby sme mohli pracovať aj v teréne na služobných cestách či večer doma. Využívame výhody emailovej komunikácie, instant messagingu, videokonferencií, aby sme skrátili vzdialenosti a zrýchlili komunikáciu. Používame sofistikované groupwarové riešenia, aby sme zdieľali kontakty, dokumenty, kalendáre, prideľovali a reportovali úlohy, aby tímová spolupráca bola ešte efektívnejšia. Delegujeme zodpovednosť, prideľujeme úlohy, monitorujeme, reportujeme, komunikujeme, zdieľame. Vďaka tomu sme síce schopní za rovnaké množstvo času vybaviť oveľa viac úloh, práce, agendy, ale v konečnom dôsledku sme na tom rovnako, lebo si následne pridávame (alebo dostávame zhora) ďalšie úlohy a projekty. Čo sa s tým dá robiť? Zlou správou je, že asi nič. Všeobecné objektívne príčiny, ako je napr. rastúci tlak na znižovanie nákladov pri zvyšovaní produktivity, sa nedajú obísť jednoduchým trikom. Základom je presný časový plán na každý deň, jeho dôsledné dodržiavanie a rýchlejšie plnenie jednotlivých čiastkových úloh. To znie síce múdro, ale je to len nevyhnutná podmienka na prežitie. Dobrá správa však je, že sa ešte dajú usporiť nejaké sekundy a minútky, ktorých kumulovaním možno získať ešte nejaký čas k dobru. Sledujem kolegov z iných firiem, aké tipy a triky na oklamanie času používajú oni. Jeden kolega napríklad zásadne číta iba maily, ktoré sú označené vysokou prioritou, predmet správy je napísaný veľkými písmenami alebo sú inak označené ako mimoriadne urgentné. Všetko ostatné leží ladom, až pokým sa odosielateľ nepripomenie telefónom, nespustí mail bombing alebo inak sa mu nepodarí upútať pozornosť príjemcu...
Iný známy číta zásadne iba maily, kde je označený ako priamy adresát, nikdy nie tie, kde je iba na Cc. A všetky ostatné putujú do koša. Ďalší si sleduje a triedi iba maily od vybraných odosielateľov a ostatných presmerováva automaticky do schránky na menej dôležitú poštu, ktorú raz za čas aj tak bez prečítania vyprázdňuje... Ja osobne som si na sebe všimol, že už dávno som prestal používať súvislé vetné spojenia, veľké písmená, čiarky, vo veľkej miere používam v komunikácii s najbližšími kolegami rôzne skratky. Každý klep do klávesnice navyše sa totiž počíta a babka k babke... Zdvorilostné úvodné a záverečné frázy sú už dávno minulosťou, vyjadrujem sa maximálne stručne v bodoch a rovno k veci. A čakám, že aj ostatní sa budú aspoň v tomto smere správať rovnako, veď aj ich čas je vzácny.
Podobne to funguje aj v telefonickom styku. Mojej rodine a priateľom preto dosť leziem na nervy, keď v pracovnom čase s nimi komunikujem naozaj maximálne stručne a stroho vecne, až majú pocit, že sa na nich hnevám alebo niečo nie je v poriadku. A ešte viac ich vytočí, keď počujú, že popri telefonovaní s nimi ešte pokračujem v práci a klepocem do klávesnice, takže vtedy sa snažím stláčať klávesy čo najtichšie... J
Podobnými zásadami a trikmi sa dajú dosiahnuť nejaké úspory času aj pri organizovaní mítingov, porád a obchodných stretnutí. Niečo sa dá získať aj lepším „manažovaním“ obedných prestávok. Zatiaľ som však neprišiel na trik, ako skrátiť čas potrebný na uspokojovanie ostatných telesných potrieb, hoci pokiaľ zapnete fantáziu, aj vám určite napadnú niektoré pikantné, no zrejme nepublikovateľné riešenia... J
A ďalšie úspory sa dajú dosiahnuť kombinovaním viacerých aktivít naraz a prechodom do multitaskingového režimu, hoci podľa viacerých analýz vraj muži nie sú schopní robiť viac vecí naraz. Súvisí to vraj s rozdelením jednotlivých centier v našich mozgových hemisférach. Ja s týmto tvrdením nesúhlasím, pretože keď treba, tak sa dá, hoci ženy majú v porovnaní s nami určite ešte stále navrch. Zatiaľ zvládam napríklad telefonovanie a počúvanie rádia popri vybavovaní mailov či holenie sa elektrickým strojčekom popri šoférovaní. Ale nemám na jednu dámu, ktorú som nedávno videl, ako sa popri šoférovaní bez akýchkoľvek problémov maľovala, počúvala rádio a ešte stíhala vášnivo diskutovať so svojou spolujazdkyňou... J

Aby ste na takéto riešenia svojho problému s nedostatkom času neboli nikdy odkázaní, to vám želá
Martin Drobný

PC REVUE 6/2004 Editorial
Autor: Martin Drobný